За два года законодатели ужесточили требования к операторам персональных данных и повысили их ответственность за нарушения

УО, ТСЖ и кооперативы также подпадают под эти изменения, поскольку обрабатывают ПДн жителей многоквартирных домов и сотрудников.

Узнайте, как действовать, чтобы избежать ошибок и санкций?

В списках должников, чатах и на ОСС указывать только обезличенные сведения о гражданах

Обработка ПДн допустима без согласия собственников в рамках исполнения договора управления, начисления платы за ЖКУ и взыскания задолженности. Это прямо следует из ст. 6 № 152-ФЗ.

Однако, если УО оказывает дополнительные услуги, например, замену смесителя, согласие необходимо – но не со всех собственников, а только с тех, кому фактически оказывает услугу. Это заявительный характер: пришла заявка – подписали договор и согласие.

Ещё один базовый вопрос – списки должников:

При размещении в местах общего пользования допустимо указывать только номер квартиры и сумму долга без ФИО – в таком случае УО и ТСЖ не нарушают закон о персональных данных.

В домовых чатах действует то же самое правило.

На общем собрании собственников УО не вправе обратиться к конкретному лицу по имени и отчеству и указать на его долг. Это уже раскрытие персональных данных.

Включать в согласие передачу ПДн подрядчикам в рамках исполнения обязанностей по управлению МКД

Обмен данными с подрядными организациями: они при получении ПДн должны зарегистрироваться в Роскомнадзоре как операторы таких данных и следовать требованиям № 152-ФЗ.

В договоре с подрядчиком УО и ТСЖ нужно прописать цель обработки, перечень передаваемых сведений, запрет на их распространение и обязанность уведомить об утечке.

В согласии собственника не нужно перечислять всех подрядчиков – это невозможно, так как они могут меняться. Достаточно указать, что документ распространяет действие на третьи лица в случае их привлечения для оказания услуг.

При этом, если к управляющей организации приходит интернет-провайдер и просит список собственников для приведения сетей в порядок, передавать ПДн нельзя: не входит в перечень работ и услуг по договору управления

Не использовать для хранения персональных данных зарубежные сервисы и электронную почту

Если УО ведёт базу собственников в Гугл-таблицах или Гугл-документах – это нарушение, потому что ПДн жителей оказываются на серверах США, которая является недружественной страной.

Следует использовать аналогичные сервисы на отечественном ПО – они есть у Mail, Яндекса и Битрикса. Лучше полностью отказаться от Gmail и перейти на российские почтовые ящики или доменные и переносить базу данных на российские сервера с надёжными уровнями защиты или арендовать у крупных провайдеров.

Передача персональных сведений в ChatGPT и подобные сервисы искусственного интеллекта – это их отправка за границу, что запрещено. Рекомендуется использовать российские разработки.

Уничтожать персональные данные собственников и нанимателей при смене УО или способа управления МКД

Например: «Что делать, если собственник отзывает согласие?»

Если УО управляет домом, начисляет, актуализирует и хранит данные в рамках действующего договора – то в такой ситуации она официально отказывает собственнику в отзыве, ссылаясь на № 152-ФЗ и договор. Он действует до исполнения сторонами своих обязательств.

При смене компании или способа управления, если у жителей нет задолженности за ЖКУ, организация обязана уничтожить персональные данные собственников и нанимателей в течение 30 дней.

Телеграм: t.me/ainewsline

Источник: vk.com

Комментарии: