Не опоздать на революцию. Нужен ли вашей компании робот?

Сегодня во всем мире — и Россия тут не исключение — растет популярность роботизации. Решения, позволяющие автоматизировать рутинную и неинтересную для человека работу, становятся с каждым днем доступнее не только для крупных международных компаний, но и для представителей среднего и малого бизнеса.

Российские компании, наблюдая за успешными кейсами заграничных коллег, стремятся не опоздать за «промышленной революцией 4.0». Но несмотря на всю популярность, большинство компаний все еще не готовы ответить самим себе на главный вопрос — а нужен ли робот в конкретно их организации? Какие можно передать ему операции и сколько рабочих мест, а, следовательно, и денег, он будет экономить компании?

Для начала стоит разобраться, о каких роботах идет речь. Если мы говорим о роботизации административно-управленческих процессов, а не о промышленных роботах, используемых на фабриках и заводах, то можно рассмотреть спектр технологий диджитализации, где с одной стороны будут когнитивные технологии и искусственный интеллект (например, IBM Watson), а с другой простые, так называемые, административные роботы, основанные на технологии Robotics Processes Automation (RPA).

Когнитивные технологии развиваются высокими темпами, но пока все же находятся в экспериментальной фазе и еще не вышли на уровень массовой технологии, которая может быть внедрена в компании на базе коробочного решения. 

Решения на базе технологии RPA уже активно пилотируются и внедряются во всем мире, включая Россию. Здесь доступны коробочные решения, позволяющие задать конфигурацию робота, управлять его задачами и проводить мониторинг (наиболее распространенные на российском рынке поставщики таких решений Blue Prism, UiPath, Automation Anywhere, Softomotive, Pega). Главная задача таких роботов — это имитация действий человека в различных система. Такие роботы работают только со стандартизируемыми и алгоритмизируемыми процессами и структурированной информацией, и в этом их главное отличие от первого типа.

Структурированные данные — это не обязательно цифры, а любая информация, которая имеет четкий шаблон: поля, колонки, ячейки. Например, банковская выписка или счет-фактура, шаблонная рассылка или сводный отчет, заданного формата. С такой информацией робот может производить самые различные действия: компилировать отчет из разных баз данных, формировать рассылку для клиентов или сотрудников, обрабатывать бухгалтерские документы и многое другое, но строго по заданному алгоритму.

Поэтому, первый шаг, чтобы понять нужен ли вам робот, — определить есть ли в компании трудоемкие повторяющиеся процессы, оперирующие со структурированными данными.

После определения потенциального круга задач, которые подходят под условия роботизации, перед компаниями встает главный вопрос, а именно финансовое обоснование будущего робота. Важно, что в ряде случаев бизнес-кейс роботизации может лежать не в плоскости сокращения численности персонала, но связан с возможностью сократить или полностью нивелировать операционные ошибки свойственные ручному выполнению операций.

Средняя стоимость лицензии колеблется от 500 000 до 700 000 рублей в год и для того, чтобы оценить эффективность данных затрат, стоит просчитать, сколько рабочих мест будущий робот сможет высвободить. Например, если в год один сотрудник обходится компании в 400 000 — 600 000 рублей, то внедрение роботов будет рентабельным только при замене двух и более сотрудников. Но наберется ли в организации достаточно такой работы?

Если внедрение робота на первый взгляд окупается, то можно переходить к следующему шагу — необходимо детально описать роботизируемые процессы и сценарии их выполнения. Важно с самого начала также описать возможные исключения, внимание к этому шагу является залогом корректной работы робота в будущем. Далее идут более технические этапы: выбор и приобретение лицензии, написание скрипта, отражающего последовательность действий человека, которую будет имитировать робот, тестирование и ввод в эксплуатацию.  В рамках каждого из этапов важно сотрудничество бизнес-функции и ИТ-специалистов.

Часто при пилотном запуске решения компании довольны результатами и качеством работы робота, но при рассмотрении возможностей для его внедрения на постоянной основе, приходит понимание, что те процессы, которые робот выполняет, может сделать один сотрудник, стоимость которого для компании ниже стоимости покупки лицензии.

Поэтому для того, чтобы грамотно оценить возможности робота и его стоимость для конкретной организации, стоит помнить, что роботу не обязательно трудиться на благо только одного отдела. Если, например, в бухгалтерии процессов для автоматизации набирается только на четыре часа ежедневной работы робота, то оставшиеся 20 часов в сутках тот же робот может тратить на помощь другим отделам компании. При эффективной утилизации один робот может заменить 4-6 сотрудников, а в некоторых случаях и больше.

Часто, кстати, процессы, подходящие для роботизации, находятся не в каком-то конкретном отделе, а на стыке двух или более. Поэтому, для максимально эффективного использования лицензии компании стоит выявить все возможные повторяющиеся процессы, оперирующие структурированными данными и при этом не забыть о приоритизации.

Стоит также учитывать тот факт, что, как правило, на одну и туже задачу робот тратит в несколько раз меньше времени, чем живой человек. Однако задача компании не загрузить робота на полные сутки, а экономить деньги. Если даже робот трудится всего час в день, но при этом высвобождает более 2 сотрудников, необходимых для выполнения аналогичной работы людьми, то такой робот уже эффективен. Если робот позволяет компании сократить количество часто повторяющихся ошибок и избежать сопутствующих им штрафов, то роботизация соответствующего процесса также может быть экономически целесообразна.

С другой стороны, если автоматизации в компании поддаются только редкие или нерегулярные процессы, то их роботизация будет малоэффективна. Очень важно подойти рационально и ответить себе на вопрос: а действительно ли компании нужен робот. Даже самые близкие конкуренты не всегда нуждаются в одинаковых автоматизированных решениях.

Для определения целесообразности внедрения роботов необходимо, прежде всего, проанализировать свои бизнес-процессы. Роботизация административно-управленческих бизнес-процессов актуальна, как для больших организаций, так и для среднего бизнеса. В современных условиях даже небольшие компании должны постоянно задаваться вопросом — достаточно ли мы эффективно работаем? Даже если ответом на него не станет роботизация, задаваться им определенно стоит.